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How to Run a Meeting Like Google

How to Run a Meeting Like Google という記事を発見。


日本語で Google流会議のための6か条 というエントリーを以前見たことがあったのだが、



まぁ内容はほぼ同じ。


ご興味のある方は日本語のほうをどうぞ。

っていうか追記。

まとめると
1. 確固としたアジェンダを設定せよ
     └「この会議で何を達成すべきなのか」を意識させること
2.議事録担当者を決めろ
     └プロジェクターにプレゼンと議事録と大きなタイマーを表示
3. ミニ会議の時間を作り出せ
     └会議の中に時間割り(時間目次)を
4. 自分の「営業時間」を持て
     └いわゆるオフィスアワー。留学中も同じものがあったなぁ。
5. 政治は排し、データを活用せよ
     └ファクトベース。5つの定理にも出てますね。
6. 時間を厳守せよ
     └当たり前ですがなかなかできないです。自戒。




Google流会議のための6か条 ("How to Run a Meeting Like Google" by BusinessWeek)

1. 確固としたアジェンダを設定せよ

Mayerさんは、会議に先立って、参加者が議論したい点や効率的な進行についてまとめた
会議アジェンダを提出させる。アジェンダは柔軟であっても構わないが、アジェンダを立てることで、人々にこの会議で何を達成するべきなのか、ということを意識させることになると考えている。

2.議事録担当者を決めろ

Googleでの会議には多くのディスプレイがある。一つの壁には、プロジェクターがプレゼンテーションを映し出し、その右には、進行中の会議の議事録が刻々と記録される様子が映し出されている。(もう一つのディスプレイには、4フィート大のストップウォッチが表示されている)

Googleの幹部は、公式の議事録を取ることを重要視しており、(プロジェクターで映し出されているために)不正確な記述や矛盾についてはすぐに発見される。

会議の欠席者は、議事録を受けとる。どんな判断が下されたのか、チームがいまどこに向かっているのか、どんなアクションが必要か。そうしたことは、この議事録を見ることですぐにわかる。

3. ミニ会議の時間を作り出せ

Mayerさんは、大きな時間の塊を確保しておき、これを小さな時間スロットに分け、特定のテーマやプロジェクトのための集まりに使う。

たとえば、毎週の共同創業者とCEOとの2時間の打ち合わせでは、サイト状況についての週間レポートや新製品発表などのテーマを話し合うそれぞれ5分ー10分といった時間を確保している。

この方法によって、会議に入る直前にアジェンダを調整する(小さなスロット時間内のテーマを変える)ことも可能になる。同時に、会議はぶれることなくするべきだという意識を植え付けることにもなる。

4. 自分の「営業時間」を持て

Mayerさんは、このアイディアをスタンフォード大学でコンピュータサイエンスを教えていたときの経験から得たという。毎日、午後4時から90分間、Mayerさんの「営業時間」がはじまる。

従業員は、Mayerさんに会う必要があれば、彼女のオフィスの外にあるボードに名前を書く。Mayerさんは、先着順で、面会するという。あるプロジェクトマネージャーはマーケティングキャンペーンの許可が必要だったり、あるスタッフは、デザインを見せたい…。

Mayerさん曰く「Googleの技術的に面白い製品は、この『営業時間』に、見ました。Google Newsも、Orkutも、Google Reviewsも、Google Desktopも、です」。「営業時間」内に、最大15もの打ち合わせを行うことができる。一人平均の持ち時間は、7分間だ。

5. 政治は排し、データを活用せよ

このアイディアは、「ボスは、お気に入りの部下が作ったデザインにゴーサインが出す」とみんなが思っている、ような組織で使われるべきだ。

Mayerさんは、このような考え方は、従業員の士気を低めると思っており、そのために、彼女は承認のプロセスをサイエンスにしようとしている。

Googleでは、デザインはあらかじめ設定されている評価指標に対して、そのデザインがどのような結果を出しているか、によって決定される。デザインは、指標と結果によって決定されるのであって、個人的な関係性によってではない。

Mayerさんは、デザインミーティングでは、「好き」といった言葉を排し、「私はスクリーンの見えた方が好き」という言い方はしないようにしている。代わりに、「サイトにおける実験では、彼のデザインのほうが10%よく機能した」といったコメントを奨励している。この方法はGoogleではうまくいっている。なぜなら、Googleは、ユーザーのフィードバックデータによってたつ社風があるからだ。それに対して、現代の多くの企業は、社内政治によってたっている。

6. 時間を厳守せよ

会議をフォーカスしたものにするための小さなプレッシャーとして、Googleでの集まりには、いつも大きな時計が掲げられている。時計は、会議の残り時間やそのトピックに当てられる残り時間が表示される。実際には、この時計は、パソコン上で稼働している時計で、それを4フィート大(約 1m20cm)の大きさでプロジェクターで映し出されている。

これらの手法は、Googleでは機能しているが、あなたの会社にも適応するかもしれないし、あわないことがあるかもしれない。ただ、これらの6か条は、これまで時間の無駄だと思われた会議から、効率的な時間の過ごし方に変えるヒントをくれるかもしれない。



Google流会議のための6か条 から引用





っていうか再度追記。

こっちのほうがわかりやすい(笑)


Googleの会議術考 ("How to Run a Meeting Like Google" by BusinessWeek)
1. Set a firm agenda(しっかりしたアジェンダをセットすること)

アジェンダはそのミーティングで本当に何が達成したいかを参加者が考えるツールとして機能するので、アジェンダは会議前にきちんと定義する。

2. Assign a note-taker.(議事録をとるひとを決めること)

議事録はとるだけでなく、プロジェクターでうつし、その場で共有する。そうすれば、「何を決めて」、「何がアクションプランとなったのか」がクリアになるだけでなく、正確なコミュニケーションと理解の共有を実現できる。

3. Carve out micro-meetings.(会議は短く細切れにする)

会議は30分ではなく、5~10分単位に細かく分割し、その短い会議の目的をクリアにする。そうすれば、本当にフォーカスすべきことが明確になるだけでなく、往々にして超多忙な意思決定者との会議を必要なタイミングで、素早く実施することができる。

4. Hold office hours(オフィスアワー*2をもうける)

毎日1時間半のオフィスアワーをセットする。アポなしでレビューや承認を取得することができる。

5. Discourage politics, use data.(政治力ではなくデータで語ること)

会議中であっても、個人的な嗜好や贔屓を廃し、データと事実に基づき意思決定をする。デザインミーティングなどでも「私はこれはいいと思う」というような発言ではなく、「実験サイトの結果を見る限りこのデザインは10%よくなった」などの発言を心がける。

6. Stick to the clock.(終了時間にこだわる)

会議の生産性をあげ、時間以内に終了するプレッシャーをかけるために、会議室には会議、及び特定のトピックに残された時間を大きな時計で表示する。



Googleの会議術考 から引用




あと、「輸送管」の話も引用(笑)

Googleの会議術考 ("How to Run a Meeting Like Google" by BusinessWeek)


Mayer, who has a background in engineering and computer science, jokingly refers to micro-meetings as "reducing latency in the pipeline." That means if she has an employee with an issue that comes up Tuesday, he or she can schedule a 10-minute micro-meeting during Mayer's large time block, instead of waiting for her next 30-minute opening, which might not be available for two weeks.

Mayerはエンジニアとコンピュータサイエンスのバックグラウンドを持っており、冗談交じりに「Micro-Meeting」のことを「輸送管の空き時間の削減」と称する。要するに、ある従業員が火曜日に何かの問題に直面した時に、30分の会議をとろうとすれば2週間先まで会議をできないが、10分であれば直ぐに時間をとることができる、ということだ。

Googleの会議術考 から2008年4月28日11時16分に引用

【2007/11/11 10:00】 カテゴリー:言葉 | トラックバック(0) | コメント(0) |  
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